Privacyverklaring – FLO-W BV (House of Sleep)

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2025

Deze privacyverklaring legt uit hoe FLO-W BV, handelend onder de commerciële naam House of Sleep, persoonsgegevens verwerkt wanneer je:

• onze website bezoekt
• de SleepImpactScore© of andere vragenlijsten invult
• deelneemt aan webinars, live events, lezingen, workshops of trainingen
• je inschrijft voor onze nieuwsbrief
• individuele coaching of begeleiding volgt
• deelneemt aan een traject via je werkgever

Wij verwerken jouw gegevens zorgvuldig en in lijn met de AVG (GDPR) en de Belgische privacywet van 30 juli 2018.

Artikel 1 – Verwerkingsverantwoordelijke

FLO-W BV
Handelsnaam: House of Sleep
Adres: Anemonenlaan 7, 2970 Schilde, België
BTW: BE0834135365
E-mail: [email protected]

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Artikel 2 – Welke gegevens wij verwerken

Wij verzamelen en verwerken uitsluitend gegevens die jij zelf vrijwillig aan ons verstrekt, waaronder:

Basisgegevens

• Naam
• E-mail
• Telefoonnummer (indien opgegeven)Bedrijf/organisatie (indien relevant)
• SleepImpactScore en andere vragenlijstenLeeftijdscategorie en geslacht
• Lengte en gewicht (BMI-indicatie)
• Slaapgewoonten, -kwaliteit en slaapgedrag
• Effect van slaap op energie, humeur, concentratie en prestaties
• Motivatie en doelstellingen
• Snurken, dromen, ochtendgevoel, nachtelijk wakker worden
• Vrije invulvelden

De open vraag naar eventuele gezondheidsklachten is optioneel. Deze informatie verwerken wij alleen wanneer jij die zelf vrijwillig invult en met jouw uitdrukkelijke toestemming.

Coaching en begeleiding

• Intake-informatie
• Slaap-, stress- en leefstijlinformatie
• Coachingsnotities en voortgang
• Optioneel: gegevens die jij zelf aanlevert zoals Oura-data, bloedwaarden, DNA- of microbioomrapporten

Events, webinars, lezingen en workshops

• Naam en contactgegevens voor registratie
• Aanwezigheidsinformatie
• Communicatie vóór en na het event
• Eventuele follow-up of materiaal-toesturing

Website en communicatie

• IP-adres (geanonimiseerd)
• Cookie-voorkeuren en browserinformatie
• Nieuwsbrief-inschrijfgegevens en voorkeuren

Artikel 3 – Doeleinden van verwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Het opsturen van een persoonlijk slaaprapport op basis van jouw vragenlijst
• Het leveren van coaching en begeleiding
• Het versturen van testen, biometrische devices, en dergelijke
• Het verzenden van event informatie en materiaal
• Het versturen van nieuwsbrieven (indien jij toestemming geeft)
• Het verbeteren van onze diensten en website
• Het rapporteren aan werkgevers uitsluitend geanonimiseerd en geaggregeerd
• Wij delen nooit individuele rapporten of namen met werkgevers.

Artikel 4 – Rechtsgrond

Wij verwerken gegevens op basis van:

• Jouw toestemming
• De uitvoering van een overeenkomst (coaching of eventregistratie)

Onze gerechtvaardigde belangen zoals:

• interne kwaliteitsverbetering
• geanonimiseerde groepsinzichten
• Voor gezondheidsgegevens vragen wij uitdrukkelijke toestemming.

Artikel 5 – Deelname via een werkgever

Bij deelname via een werkgever:

• Blijven jouw antwoorden privé
• Worden geen individuele gegevens gedeeld
• Ontvangt de werkgever uitsluitend geanonimiseerde groepsinzichten
• Jij beslist zelf of jij individuele coaching volgt, dit blijft privé.

Artikel 6 – Delen met derden

Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die ons helpen (zoals hosting, e-mailsoftware, CRM), onder een wettelijke verwerkersovereenkomst.

Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte of beschermd via wettelijke waarborgen zoals het EU-US Data Privacy Framework of Standaard Contractuele Clausules.

Artikel 7 – Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

• SleepImpactScore© en andere vragenlijst-antwoorden worden maximaal 12 maanden bewaard in identificeerbare vorm.
• E-mail logs voor verzending van rapporten worden maximaal 90 dagen bewaard.
• Coaching- en cliëntdossiers worden maximaal 3 jaar bewaard na het laatste contact, tenzij wettelijke verplichtingen een andere termijn voorschrijven.
• Nieuwsbriefgegevens bewaren we totdat je je uitschrijft.
• Facturatie- en administratiedata worden bewaard volgens wettelijke boekhoudtermijnen (meestal 10 jaar).
• Na deze termijn worden gegevens gewist of geanonimiseerd.

Geanonimiseerde gegevens kunnen langer worden bewaard en gebruikt voor onderzoeks- en statistische doeleinden, waaronder het opstellen van onze Slaapbarometer en het verbeteren van onze dienstverlening. Zodra gegevens zijn geanonimiseerd zijn het geen persoonsgegevens meer en zijn ze niet langer herleidbaar tot jou.

Artikel 8 – Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen zoals:

• Versleuteling van gegevens
• Beveiligde opslag
• Beperkte toegang (“need-to-know”)
• Vertrouwelijkheidsovereenkomsten binnen het team

Artikel 9 – Jouw rechten

Je hebt recht op:

• Inzage
• Rectificatie
• Verwijdering
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid van gegevens
• Bezwaar
• Intrekken van toestemming
• Je kunt deze rechten uitoefenen via [email protected]

Je kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD).

Artikel 10 – Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar.

Artikel 11 – Cookies

Wij gebruiken cookies voor technische doeleinden, voorkeuren en analytische doeleinden met Google Analytics 4 (IP-anonimisatie actief).

Details staan in onze cookieverklaring.

Artikel 12 – Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Artikel 13 – Samenvatting

We verwerken alleen wat nodig is. Alles blijft vertrouwelijk. Jij hebt de controle. Werkgevers krijgen geen individuele info. Je kunt op elk moment je toestemming intrekken. Want jouw slaap en gezondheid is privé. Jouw gegevens ook.